tiistai 30. huhtikuuta 2013

Kloonattu verkkoviestijä




Olen tutustunut robottimaailmaan ja lisättyyn todellisuuteen. Näistä uusista asioista innostuneena kuvittelen tulevaisuuden verkkoviestijän työpäivän: Robotti kerää minulle tarvittavan tiedon netistä, istun työkokouksessa virtuaalisesti, teen 3D-mallinnuksia tulevista projekteista, olen verkossa virtuaalisesti  vastaamassa asiakkaille, teen työtä yhdessä verkostoni asiantuntijoiden kanssa jne. Mielenkiintoista on erottaa todellinen todellisuus lisätystä todellisuudesta.

Kehitys on digitaalisessa maailmassa ollut nopeaa. Suurempi muutos on lähellä, kun nykyinen nuoriso on tulossa työelämään. Näitä digimaailman kasvatteja kutsutaan diginatiiveiksi. Osallistuminen ja vuorovaikutus on luonnollista, asioita suunnitellaan ja tehdään yhdessä virtuaalisissa työtiloissa ja -ympäristöissä. Edelleen yhteisöllisyys ja sosiaalisuus ovat tärkeitä. Toimimme yhdessä yksin, emmekä välttämättä tunne yhteistyökumppaneitamme hyvin.

Maailma on tullut lähelle, tietoa on saatavilla helposti ja paljon. Valitsemme mihin ryhmiin liitymme, minkälaisen identiteetin muodostamme ja mitä tietoa haluamme. Huomiota herättää persoonallisuus ja kohdennettu tieto. Työtä voimme tehdä paikasta ja laitteesta riippumatta. Voinhan jopa kuvitella kloonaavani robotin, joka edustaa minua töissä. Itse jään nauttimaan kotonaolosta.

Lisälukemista:

Life online. The web in 2020.

How will the web monetize in 2020?

Imagining the internet. The 2020 survey.

Digital  Natives

Disney invents method to clone humans into robots

Netin käytön muutoksen alueita: hakukoneet, sosiaaliset verkostot ja netin mobiilikäyttö

Googlen Smidt: Jokainen pääsee nettiin vuoteen 2020 mennessä

Lisätty todellisuus

USA:n armeijan itsenäisesti ajattelevat PETMAN-robottisotilaat enää askeleen päässä

Entä jos esimiehesi olisi robotti?

maanantai 22. huhtikuuta 2013

Tiedon luotettavuus verkossa


Onko tämä se uutisankka? (Kuvaaja Heli Veripää)


Seurasin Bostonin kriisitapahtumaa twitteristä. Twitter tuntui toimivan kriisitilanteessa, oli valokuvia, videoita, poliisin tiedotteita ja uutisia. Tieto levisi salamannopeasti ja osa tiedosta oli ylireagointia sekä virheellistä. Kriiseissä ei voi odottaa tiedon jäsentymistä kovin pitkään. Nykyisen yhä nopeamman tiedottamisen maailmassa ei välttämättä ehditä tarkistamaan tietoa. Tapahtuma sai miettimään, miten tiedon luotettavuuden voi varmistaa.

Tiedon alkuperää ja tarkempia tietoja ei välttämättä tarkisteta. Keskustelin jo jokin aika sitten opiskelijoiden kanssa kunnan tiedoista. Opiskelijat ihmettelivät, miksi heidän olisi käytävä kunnan sivuilla. Saman tiedon saa muualta. Yritin oikaista ja kertoa, että varmin ja taustoitetuin tieto löytyy alkuperäislähteestä eli tässä tapauksessa kunnan verkkosivuilta. Vastaavasti kriisitilanteissa luotan viranomaistiedotteisiin.

Jos haluan olla varma tiedosta, on minun kysyttävä luotettavasta tietolähteestä tarkempaa tietoa. Tiedon alkuperä on muistettava tarkistaa. Verkkoviestijänä olen tottunut tiedontuottajana tarkistamaan tiedot ennen julkaisua. Väärä tieto syö luottamusta ja saattaa aiheuttaa vahinkoa. Onnistuukohan tiedon luotettavuuteen perustuva hakupalvelu?

Kuten Tutkivan toimittajan internet-oppaassa sanotaan, tärkein lähdekritiikin väline on terve järki.  Verkossa on helppo tarkoituksellisesti levittää väärää tietoa, harjoittaa propagandaa sekä käyttää luotettavien tahojen osoitteita ja nimiä. Toivoa on, että myös verkkomaailmassa oppii havainnoimaan väärää sisältöä ja lähteitä. Toivon, etten itse syyllisty tekemään kärpäsestä härkästä, ennen kuin tarkistan tiedon.



Lisätietoa:

Kuva Bostonin tapahtumista on ristiriitainen, Keskisuomalainen


When do we trust an information source


Twitterissäkin on Uutisankka


Tiedon hankkiminen ja sen luotettavuuden arviointi, eNorssi

Tutkivan toimittajan internet-opas, nettisivujen luotettavuus, Jyväskylän yliopisto

Jyvät eroon akanoista, vain lähdekritiikki auttaa tiedonhakijaa, Sihteerin ja assistentin tietokoneopas

maanantai 15. huhtikuuta 2013

Julkinen sektori digitaaliaikaan



 (Kuva: Uuden musiikin kilpailun finaali 9.2.2013, Heli Veripää).

Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö (Ari Tammi)

Helsingin kaupungin verkkoviestintäpäällikkö (2008-2012) Ari Tammi kirjoitti Helsingin Sanomien mielipidepalstalla 11.4.2013: "Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö. Kirjoituksessaan hän väittää, että verkkopalveluiden resursointi ja johtaminen ovat julkisella sektorilla hukassa. Visuaalinen web on vasta murrosikäisen nuoren ikäinen. Ensimmäiset nettisivut annettiin tiedotusyksikön hoidettavaksi. Avuksi otettiin tietojenkäsittelyn ammattilaisia. Verkkopalveluiden rakentaminen on työnnetty joko viestinnälle tai ict-yksikölle, jotka hoitavat digitaalihankkeita vasemmalla kädellä. Hankkeissa käytetään paljon konsultteja. On vanhentunutta puhua ict-teknologiasta, koska sosiaalinen media, verkkoyhteisöt ja niiden hyödyntäminen ovat tulleet jäädäkseen. Oikeampaa olisi puhua information, communication, eServices and community -teknologiasta. Helsingin kokoisessa kaupungissa tarvittaisiin noin 200 hengen verkkopalveluvirasto."

Verkkopalveluiden merkitys julkisella sektorilla


Ari Tammi tuo hienosti esille verkkopalveluiden merkityksen. Väitän, ettei julkisella sektorilla ole vieläkään kunnolla ymmärretty ja herätty käytännön digitaalimaailmaan. Tästä ei yksin voi syyttää johtajia vaan syyllisiä ollaan myös me, viestintäammattilaiset. Olemme suostuneet tekemään itsenäisesti verkkopalveluja, esimerkiksi nettisivuja, joita tehtäessä ei ole tuotu esille strategisesti tärkeitä asioita. Verkkopalveluiden suunnittelun ei pitäisi olla erillään muusta suunnittelusta. Paljon on tehtävä vielä töitä, että saadaan verkkopalvelut tutuiksi kaikille. Vuorovaikutus on lisääntynyt, osallistumismahdollisuuksia on yhä enemmän. Enää ei riitä tiedottaminen, vaan viestien nivouttaminen osaksi toimintaa. Väitän, että verkkopalveluiden merkityksen ymmärtämisen kautta myös resursointi näihin palveluihin lisääntyy. Kehitys on ollut huimaa, eikä perässä ole tahtonut pysyä.

Miten verkkopalveluhankkeita on hoidettu?

Kuten Ari kirjoituksessaan toteaa, verkkopalveluhankkeet on hoidettu vasemmalla kädellä. Hankkeisiin ei ole erikseen varattu aikaa, vaan ne on tehty muiden tehtävien ohella. Tietohallinto, ict-yksikkö on ollut mukana tai jopa päättänyt mitä ohjelmia hankitaan. Aina ei hankinnoissa ole huomioitu käyttäjälähtöisyyttä. Julkisella sektorilla on ollut paljon erilaisia ohjelmia ja niihin on liitetty yhä enemmän erilaisia uusia ohjelmia. Sosiaalinen media tuo erilaisia palveluja nopeassa tahdissa. Tärkeää on löytää useiden palveluohjelmien joukosta omalle toiminnalle sopivat ja suunnitella toisiaan tukeva ohjelmakokonaisuus. Tärkeintä on käyttää ohjelmia, jotka ovat asiakkaitten suosiossa. Eli mennään sinne, missä on asiakkaat.

Kuka hoitaa verkkopalvelut?

Panostaako julkinen sektori omaan verkkopalveluyksikköön vai hankitaanko palvelut ulkopuolelta? Oma mielipiteeni on, että molempia yhdessä. Paras tietotaito on organisaation sisällä. Viestintä vaatii tietämystä ja tuntemusta organisaatiosta, yhteisten arvojen mukaan elämistä. Viestintä tuo esille strategiset asiat,  markkinoi organisaatiota, avustaa johtajia ja tarjoaa asiakkaille sekä vanhoja että nykyaikaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia. Verkkopalvelua on myös toimintaympäristössä eläminen, verkostoituminen. Organisaation ulkopuolelta saadaan viimeisintä tietoa ja apua verkkopalveluiden käyttöön ja suunnitteluun.

200 hengen verkkopalveluvirasto

Erilaiset palvelut vaativat ammattitaitoa, mutta mielestäni ei liikaa saa eriytyä omiin "poteroihinsa". Moniammatillisuus on rikkaus, esimerkiksi verkkopalveluiden suunnittelussa voitaisiin yhdistää ict-, viestintä- ja henkilöstöhallinnon ammattitaito.

Voin vain kuvitella, mitä kaikkea Arin ehdottama 200 hengen verkkopalveluvirasto saisikaan humanistin johdolla aikaiseksi. Voisiko tällaisen viraston perustaa julkishallinnolle? Voisin olla mukana hankkeessa.



Lisälukemista:

Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö

Verkkopalvelun määritelmä

Julkisen hallinnon palvelujen tietomalli ja ryhmittely verkkopalveluissa

Suomeen perustettiin verkkodemokratiaseura

sunnuntai 7. huhtikuuta 2013

Viestintää paperilla

 
 Kuva Reimsissä olleesta julkistenäyttelystä (Heli Veripää 19.4.2012).

Asun paikkakunnalla, joka on saanut tuntea nahoissaan paperittoman toimiston. Kymenlaaksosta on hävinnyt Voikkaan ja Myllykosken paperitehtaat. Paperia edelleen tarvitaan, joskin viestinnässä paperinkulutus on vähentynyt radikaalisti verrattuna aikoihin, jolloin aloitin toimistotyöt. Paperiton toimisto on kestävää kehitystä: tulostuskustannukset ja ympäristökuorma pienenevät. En haikaile menneitä paperitoimistoaikoja, jolloin aikaa meni paperikirjeiden, raporttien, lehtien, laskujen ja esitteiden käsittelyyn.

Paperia edelleen käytössä

Sähköiset viestintäkanavat eivät ole vielä kaikkien käytössä, joten esimerkiksi kuntien on viestittävä myös paperilla. Edelleen laitetaan yhteystiedot paperiseen puhelinluetteloon, painetaan paperisia esitteitä, kortteja, paperikasseja ja lehtiä. Edelleen lähetetään, joskin vähemmän, paperisia kirjeitä. Internetin myötä syntyy helposti eriarvoisuutta, jos kaikki eivät saa tietoa tai eivät voi osallistua.

Itselläni on laatikko täynnä postikortteja, joita mielelläni lähetän edelleen ystävilleni. Olkoonkin, että lähetys maksaa. Koen postikortin arvokkaampana kuin sähköisen viestin. Sain isäni serkulta, vanhemmalta ihmiseltä postista kirjeen. Oli mukava lukea hänen käsialallaan kirjoitettua kirjettä. Vastaus hänelle oli lähetettävä paperikirjeenä. Tuntuipa oudolta kirjoittaa paperille ja laittaa kirje postiin. Yliopiston luennoille otan usein edelleen mukaani vihkon, koska kirjoittaminen tuntuu terapialta. Kirjoittamisen lisäksi mielelläni piirrän kuvia.

Edelleen tilaan lehtiä, otan mukaani esitteitä ja postikortteja, jos niitä on tarjolla. Ranskassa käydessäni löysin yrittäjien postikorttimainoksia. Mietinkin, olisiko nykyaikana jopa mainosarvoa hyvin laaditulla paperikortilla, -kutsulla tai esitteellä?

John Coleman Havard Business Review-sivuilla toteaa:

"It may seem nostalgic, but I still believe there's room for the handwritten note in personal and professional communication. They cost something, mean something, and have permanence in a way emails and text messages don't. They let the people in our lives know we appreciate them enough to do something as archaic as pausing for 15 minutes to put pen to paper in an attempt to connect and sustain a relationship with them. I still remember that note from Bridgett — and many others I've received over the years — and perhaps in writing personal notes to our friends and colleagues, we can reach out to others in a way that creates a lasting, positive connection. "



Tietokoneperusteisen viestinnän hyötyjä

Tietokoneperusteinen viestintä on tuonut ihmiset yhtäkkiä lähelle toisiaan. Tämänkin kirjoitukseni voin jakaa nopeasti maailmalle, kirjoittaa ja korjata helposti. Voin kutsua muitakin kirjoittamaan tätä juttua. Voin linkittää muiden juttuja tukemaan omaa kirjoitelmaani ja saada muilta kommentteja. Sähköisistä järjestelmistä näkee ketä on käsitellyt asiapapereita, milloin ja mitä muutoksia on tehty. Samaa asiaa koskevat paperit voidaan liittää toisiinsa esimerkiksi dokumenttinumeroilla tai viemällä samaan kansioon.

Sähköinen ja paperinen palvelu on yhdistetty. Paperikorttia ei välttämättä tarvitse itse säilyttää ja lähettää. Korttivaraston ja lähetyksen hoitaa palvelun tuottaja.

Tietokoneperusteisen viestinnän haittoja

Yhtenä haittana on viestinnän nopeus. Vastauksia ja kommentteja odotetaan nopeasti. Viestejä ei ehditä tarkistaa ja väärinymmärryksiä saattaa syntyä. Sähköisiä viestejä saadaan niin paljon, että ne eivät erotu toisistaan. Viesti saattaa erehdyksessä helposti mennä väärälle henkilölle. Varmuuden vuoksi lähetetään tietoa, jolla ei vastaanottajalle ole mitään merkitystä. Kohderyhmiä ei ole tarkoin harkittu. Tärkeätkin asiat saattavat unohtua, jos ei ole seurantaa.


Arkistointi

Mielenkiintoista on nykyisten sähköisten tuotosten arkistointi. Arkistointisääntöjä on olemassa, mutta muistetaanko niitä noudattaa. Esimerkiksi kunnilla kaikki viralliset arkistoon säilytettäväksi menevät asiapaperit on vielä tulostettava paperille. Kun jäin opintovapaalle, tyhjensin vanhat mapit. Suurin osa mapeissa olevista papereista löytyy nykyään tietokoneelta. Paperin ja sähköisen murrosvaiheessa tuli vielä tulostettua varsinkin laajempia asiakirjoja. Koin, että lukeminen paperilta oli helpompaa. Tulostin jopa sähköposteja pöydälleni, jotta muistin tekemättömiä tehtäviä. Nythän sähköpostiohjelmissa voi lajitella keskeneräiset työt omiin kansioihinsa ja/tai merkitä viestit keskeneräisiksi. Olen jo oppinut lukemaan tietokoneelta, tabletit helpottavat lukemista edelleen.


Lisälukemista

Handwritten notes are a rare commodity. They're also more important than ever.

Tutkimus: Perinteinen postikortti kertoo välittämisestä



keskiviikko 3. huhtikuuta 2013

Strategiatyö on vuoropuhelua

Kuva. Yhteinen strategiatyö (Heli Veripää, 2011).


Tutkin gradutyössäni kunnan strategiatyötä: "Matkalla strategiseen ajatteluun. Viestinnän merkitys Kouvolan kaupunkistrategian jalkautuksessa." 

Tutkimuksen lopputuloksena syntyi yllä oleva kaavio, jossa on esitelty mitä yhteinen organisaation sisäinen strategiatyö edellyttää. Yhteisellä strategiatyöllä tässä yhteydessä ymmärretään organisaatiossa käytävää keskustelua määritellyistä arvoista ja strategiasta. Tärkeää on, että strategiatyötä tehdään lähellä asiakasrajapintaa. Eri tiimien ja työryhmien keskustelujen tulokset käydään läpi ja huomioidaan. Mielenkiintoista on verrata johdon ja työntekijöiden näkemyksiä toiminnan suunnasta.Strategiatyössä huomioidaan myös ulkoiset sidosryhmät. Ulkoapäin strategiatyöhön vaikuttaa toimintaympäristö. Organisaation arvojen voidaan katsoa olevan merkittävä osa organisaation identiteettiä yhdessä mission, strategian ja vision kanssa (Aaltonen, Heiskanen & Innanen, 2003).

Strateginen suunnittelu voidaan määritellä vuoropuheluksi, jossa kuunnellaan kaikkia sidosryhmiä. Strategia sisäistetään parhaiten, jos vuoropuhelua on suunnittelusta käytännön toteutukseen asti. (Mantere
2003, 190-193.) Vuorovaikutuksen avulla saadaan koko organisaatio oppimaan ja ymmärtämään (Choo & Johnston 2004, 77).

Yhteinen strategiatyö vaatii:

Yhteistyötä, joka syntyy strategisen ajattelun kautta. Strateginen ajattelu koetaan tässä yhteydessä yhteiseksi ymmärrykseksi arvoista, tavoitteista ja toimintaperiaatteista. Se on oikeiden asioiden tekemistä ja yksittäisten asioiden yläpuolelle asettumista, yhteistä strategiatyötä sekä toimintaympäristön havainnointia ja analyysiä. Strategisen ajattelun esteenä ovat toimintakulttuuri, muutos, monitasoinen päätöksenteko, organisaation raja-aidat ja toimintaympäristönhaasteet, esimerkiksi taloudellinen tilanne.

Luottamusta, joka saavutetaan viestinnän avulla, avoimuutena ja vuorovaikutuksena. Strategiaviestintä on sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Se on strategian jalkauttamista tukevaa, strategian sisällöstä ja strategiaprosessista viestimistä. Se on jatkuvaa vuoropuhelua, joka tukee, viestii, motivoi, kuuntelee, linkittää strategian arkeen ja lisää ymmärrystä.

Me-henkeä, joka edesauttaa yhteistä strategiatyötä. Jokainen saa osallistua sekä kertoa omat kommenttinsa. Me-henkeen vaikuttaa organisaatiokulttuuri. Organisaatiokulttuuri on erityisen merkityksellinen, koska kulttuuriset elementit määrittävät strategiaa, päämääriä ja toimintatapoja. Kulttuuria on jokaisella hierarkisella tasolla. (Schein 2001, 28-29.)

Sitoutumista yhteiseen strategiatyöhön. Strategiat ovat päätöksenteon tuloksia, sovittuja yhteisiä toimenpiteitä. Erityisesti johtajien on oltava esimerkkinä muille. Suuressa organisaatiossa tärkeää on sopia yhteisistä termeistä ja tiimityöskentelytavoista, jotta puhutaan samoista asioista. Erityisen tärkeää on innostua ja innostaa.

Sidosryhmien osallistamista. Tutkimuksessa keskityttiin sisäiseen strategiatyöhön, joskin haastatteluissa tuli esille myös asiakkaat, eli tässä tapauksessa kuntalaiset. Yhteiseen strategiatyökaavioon voidaan lisätä myös sidosryhmien osallistaminen.

Tutkimustuloksien mukaan pidettiin tärkeänä johdon läsnäoloa, jalkautumista kentälle.
Kouvolassa johto on ollut mukana arvokirjakeskusteluissa sisäisessä strategiatyössä. Tutkimuksessa nousi esille, että Kouvolassa tärkeää on suuntautuminen sisäisestä strategiatyöstä ulospäin, johtamiskulttuurin kehittäminen ja vuorovaikutuksen parantaminen. Kuntalaisten kuulemiseksi on johdon hyvä jalkautua kuntalaistilaisuuksiin.

Tutkimuksen taustaa


Tutkimuksessa haastateltiin kaupungin johtajia ja havainnoitiin johtoryhmiä. Tutkimus rajoittui johtajiin, koska strategiakeskustelut olivat tutkimusta tehdessä vasta alkutaipaleella. Tutkimuskohteena oli Kouvolan kaupunkiorganisaatio, koska Kouvolassa laadittiin vuonna 2010 uusi kaupunkistrategia ja sen jalkautukseen arvokirja. Kouvolan kaupunki kertoi omista arvoistaan ja strategiastaan arvokirjan avulla. Arvokirja on työkirja, johon kirjattiin ryhmien, tiimien ja työntekijöiden kommentit toiminta-ajatuksesta, visiosta, päämääristä ja arvoista. Kirjaukset tehtiin sekä paperiseen arvokirjaan tiimeissä että sähköiseen seurantajärjestelmään. Haasteena Kouvolassa oli uusi organisaatio, vuonna 2009 muodostettiin uusi Kouvola kuudesta eri kunnasta ja kahdesta kuntayhtymästä. Organisaatiokulttuuria ei ollut vielä ehtinyt muodostua.

Arvokirjakeskusteluja käytiin johtoryhmissä, työryhmissä, tiimeissä, jolloin keskustelut kehittivät yhteistyötä ja palautetta saatiin alhaalta ylöspäin, läheltä asiakkaita. Arvokirjakeskustelujen kautta arvot ja strategia tuotiin lähelle jokaisen työtä. Haasteena oli termien ymmärrettävyys, sitoutuminen, keskustelujen ilmapiiri ja ajan riittävyys.

Yhtenä päämääränä oli tarjota henkilöstölle mahdollisuus keskustella ja kysellä strategiasta sekä perustella strategisia valintoja. On huomattava, että pelkkä strategiasta tiedottaminen ei riitä, vaan onnistunut strategian soveltaminen edellyttää kaksisuuntaista viestintää, kuten tiimipalavereita, kehityskeskusteluja ja foorumeita, joissa strategia viedään riittävän lähelle työntekijän arkea. (Hämäläinen & Maula 2004, 5, 28-31, 38, 41.) Tiedon määrän lisääntyessä osaamisen kiertonopeus entisestään nopeutuu. Julkishallinnon kuten muidenkin organisaatioiden keskeisenä kilpailuetuna tulee olemaan oppimis- ja muuntautumiskyky (Santalainen & Huttunen 1993, 37, 60-63.)

Lähteet



Aaltonen, T., Heiskanen, E. & Innanen, P. 2003. Arvot yksilön ja työyhteisön
kehittäjänä. Helsinki: WSOY.

Choo, C. W. & Johnston, R. 2004. Innovation in the knowing organisation: a case study of
an e-commerce initiative. Journal of Knowledge Management, Vol. 8, 77.

Hämäläinen, V. & Maula, H. 2004. Strategiaviestintä. Keuruu: Otavan kirjapaino, 5; 28-31.

Mantere, S. 2003. Champion, citizen, cynic? Social positions in the strategy process.
Helsinki University of Technology. Industrial Management and Work and Organizational
Psychology. Dissertation Series. No 5, 190-193.

Santalainen, T. & Huttunen, P. 1993. Strateginen johtaminen julkisessa hallinnossa. Valtionhallinnon kehittämiskeskus ja Weilin+Göös. Jyväskylä.

Schein, Edgar H. (2001) Yrityskulttuuri - selvitymisopas. Tietoja ja luuloja kulttuurimuutoksesta. Laatukeskus 2001


Lisälukemista:

Strategy as Practice


Organisaatiokulttuuri

Kouvolan kaupungin strategia